Changer de certificateur Qualiopi
Vous êtes insatisfait de votre organisme certificateur actuel ? Découvrez comment changer de certificateur Qualiopi simplement et efficacement.
Sphinx Certification est accrédité par le Cofrac pour délivrer la certification Qualiopi
Qu’est ce qu’un transfert de certification ?
La réglementation vous impose d’être en permanence sous contrat avec un organisme certificateur accrédité par le Cofrac. Vous avez le choix de l’organisme certificateur et vous pouvez, à tout moment, en changer. Cela s’appelle un transfert de certification et ne modifie en rien le cycle, ni les échéances prévues. C’est simplement la substitution d’un organisme certificateur par un autre.
Il est inutile d’attendre votre prochain audit de suivi ou de renouvellement ! Le transfert de certification peut avoir lieu à tout moment.
Le transfert est encadré par des règles précises fixées par la réglementation.
Il faut respecter plusieurs étapes codifiées pour garantir la continuité de votre certification.
Pourquoi choisir Sphinx pour votre transfert ?
Transférer votre certification en toute simplicité chez Sphinx
Vous êtes déjà certifié Qualiopi mais vous souhaitez changer d'organisme certificateur ? Sphinx Certification facilite le transfert de votre certification.
Le transfert est possible gratuitement à tout moment de votre cycle de certification, pas besoin d’attendre votre prochain audit de suivi ou de renouvellement !
Comment procéder ?
- 1
Contactez-nous pour demander le transfert
Prenez contact avec notre équipe pour demander le transfert de certification chez Sphinx.
- 2
Contact avec votre ancien certificateur
Suite à la validation du contrat :
- Si vous êtes à l'origine de la décision du transfert, vous n'avez rien à faire : nous contactons votre ancien organisme certificateur qui est tenu de nous fournir sous 15 jours les éléments de votre dossier.
- Si le transfert s'impose à vous (perte d'accréditation Cofrac de votre précédent organisme, par exemple), dans ce cas : la réglementation nous impose un audit complémentaire. Nous organiserons avec vous cet audit, généralement à distance.
- 3
Validation du transfert
Après analyse de votre dossier, nous validons le transfert et portons votre certification. Si le transfert vous a été imposé et sous condition de bon déroulement de l'audit, vous recevrez un nouveau certificat de notre part.
- 4
Planification du prochain audit
Le cas échéant, nous planifions avec vous l'audit de suivi ou de renouvellement.
Questions fréquentes sur le changement de certificateur
Oui mais votre contrat avec votre certificateur actuel comporte généralement des clauses concernant la durée d'engagement et les conditions de résiliation. Il est recommandé de vérifier ces conditions avant d'entamer des démarches de changement. Attention, si votre certification est suspendue par votre organisme certificateur, quel qu’en soit le motif, le transfert ne sera pas possible tant que la situation n’aura pas évolué.
Si le processus est correctement suivi, il n'y a pas de risque de perdre votre certification. Nous prendrons en compte les résultats des audits précédents et nous nous assurerons de la continuité de votre certification.
En général, non! Le transfert de certification est réalisé après étude de votre dossier en collaboration avec votre ancien organisme certificateur. Cependant, dans certains cas, un audit complémentaire peut être nécessaire avant acceptation, mais ce dernier est à distance et le plus allégé que possible.
Votre ancien certificateur ne peut pas s'opposer à votre décision de changer, dès lors que vous respectez les conditions contractuelles (préavis, etc.). Il est tenu de nous transmettre, à notre demande, les éléments nécessaires au transfert comme les rapports d'audits précédents. Il dispose pour cela d’un délai réglementaire de 15 jours et tout manquement est obligatoirement signalé au Cofrac. Si, dans certains cas exceptionnels, nous ne parvenons pas à obtenir ce dossier, nous pourrons alors procéder par audit complémentaire préalable, mais cet audit sera allégé et réalisé à distance.
Oui, chaque organisme certificateur attribue son propre numéro de certification. Lors du changement, vous obtiendrez un nouveau numéro de certificat Qualiopi. Veillez à mettre à jour ce numéro sur tous vos supports de communication et documents administratifs dès réception de votre nouveau certificat.
Le transfert vers Sphinx Certification est gratuit. Cependant, vous pouvez être exposé à des frais de résiliation de contrat de la part de votre organisme certificateur actuel.
Vos clients seront automatiquement informés par la publication sur votre site internet et/ou dans vos locaux de votre certificat. Dès lors que nous portons votre certification, les autorités en sont informées. Vous n’avez rien à faire.
Le processus reste similaire, mais peut effectivement être plus complexe en fonction du nombre de sites concernés. Nous pourrions, en cas d’audit complémentaire, avoir besoin d’auditer un échantillon de sites représentatifs. Il est conseillé d'aborder ce point spécifique dès les premiers échanges avec votre futur certificateur pour anticiper les modalités particulières.
Prêt à changer de certificateur Qualiopi ?
Bénéficiez d'un suivi sur mesure
Notre équipe d'experts est à votre disposition pour vous suivre dans votre démarche de changement de certificateur et vous assurer une transition en toute sérénité.